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会議を効率化する方法を学ぶ

非効率、何も決まらない、やっても意味がないし、つまらない」など会議について良い印象がないビジネスパーソンも多いだろう。

会議に関してよくある問題を具体的に言えば、
会議をしている最中パソコンを開いて自分の作業をしているが多い
全く発言しない人がいる
何かが決まるということはなく単に定例だからという理由で行っている
報告だけが淡々と行われている
となどが典型的な例といえる。

つまり「こんな非効率な時間を過ごす=会議に出席するのであれば自分の作業をしたい」と思うビジネスパーソンが多いだろう。

すっかり、ビジネスシーンで悪者になってしまった「会議」であるが、そんなことをぼやいていても会議自体はなくならない。では、どうしたら会議を改善できるのか?

今回は、会議を効率的により意義あるものに昇華させるための方法が学べる2冊のビジネス書を紹介したい。

1冊目:会議をより楽しく意味のあるものにしたいと考える人向けのビジネス書

1冊目は「もしもハリウッド監督が会議を仕切ったら?である。非常に刺激的なタイトルであるこの書籍。しかし、原著のタイトルはもっと刺激的だ。「Death by Meeting」、つまり「ミーティングで死亡」ということだ。

著者は、会議というテーマで本を書くということを周囲の人に話した際に多くの人が「会議を減らすためのノウハウ本」を書いていると連想したといっている。

しかし、この本ではとにかく会議を減らすのではなく、会議には効果があると説いている(詳しくは本書を参考のこと)。つまり、会議時代が問題ではなく、会議が面白くなくつ役に立たない形で開催されていることこそが問題であるということだ。

そのために会議は、
・会議の目的(大きく分けて4つのタイプが有る)に応じて運営すること
・正しい対立(いわば、論点)を設定すること
の重要性を述べている。

会議を楽しく、役に立つものにしたいと考える人に非常におすすめの書だ。

著者はチームビルディングの名著「あなたのチームは、機能してますか?(この本は、アメリカのアマゾンドットコムのベストセラー総合ランキングで必ずと言っていいほど100位以内に入る。ちなみに、ビジネス書のみではなくすべての書籍を対象にした総合ランキングで100位以内だ)」を執筆したコンサルタント、パトリック・レンシオーニ氏だ。

2冊目:より決めることができる会議を開きたい人向けのビジネス書

2冊目は「秘伝すごい会議」である。この「秘伝すごい会議」では、決まらない意味のない会議のやり方を抜本的に変える方法を紹介している。

まず、会議の定義を
・ 意思決定をする場
・ 約束を尊重する場
・ 問題を解決する場
と定義し、これを実現することで、すごい成果を得ることが可能になるとしている。

その為には、やらなくてはいけないこととして、
・経営の意思(ビジネスゴール)を明確にする
・正しい会議メンバーを選出する
・問題を前向きな形で棚卸しする
・役割分担を明確にする(共感した形で)
など、ステップバイステップで解説している。

図表を用いた解説方法で非常にわかりやすく解説しているのもこの本の特徴だ。

どうせ会議はゼロにはならない。つまり、是非ともこの2冊を参考に、効率的な会議、楽しい会議、決まる会議、活気ある会議に変革していってほしいと願っている。

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